ابتدا یک گروه حدودا شش نفره تشکیل دهید و یک نفر را به عنوان مسئول جلسه انتخاب کنید ( توانیی مدیریت او باید بالا باشد و قدرت تاثیر گذاری او روی بقیه افراد مهم است و همچنین زمان خالی بیشتری داشته باشد)
لازم است تیم تشکیل شده تحصیلات بالا دیپلم یا کارشناسی داشته باشند
بعد مدارک شناسایی و تحصیلی به همراه یک قطعه عکس از اعضا گرفته و به سازمان تبلیغات شهر خود مراجعه کنید
فرم های لازمه رو پر کنید و افراد که شامل یک روحانی یک مربی قرآن یک مداح مسئول جلسه و رابط فرهنگی را آنجا معرفی و ثبت میکنید
و کد موقت بعد از تشکیل پرونده برای شما تعلق میگیرد و بعد از آن از طرف سازمان در زمان هایی که شما هیئت برگزار میکنید بازدید به عمل می آید و بعد از روند های اداری هیئت شما ثبت میگردد .